Ein Event aufgrund extremer Wetterbedingungen oder eines Ausfalls von Künstlern abzusagen hat der ein oder andere Veranstalter schon einmal miterlebt. Doch die Verordnung der österreichischen Politik aufgrund vom Coronavirus Events absagen zu müssen, stellt die Veranstalter vor eine noch nie dagewesene Herausforderung. Egal ob die Events 100 oder 30.000 Besucher zählen – diese Verordnung erschüttert zurzeit Veranstalter jeglicher Größe.
In diesem Blogartikel geben wir dir Tipps, was du jetzt an dieser Stelle bei einer Event-Absage beachten musst. Außerdem haben wir von ticketteer ein neues Feature entwickelt, um dich in dieser Situation so gut es geht zu unterstützen. Mehr dazu liest du in den folgenden Tipps.
Tipps für die Event-Absage
1. Ticketkäufer kontaktieren
Das Wichtigste zuerst: Informiere umgehend deine Ticketkäufer. Je nachdem, wie groß deine Besucheranzahl ist und welche Kontaktinformationen dir zur Verfügung stehen, solltest du deine Ticketkäufer sofort kontaktieren. Bei Online-Käufen bzw. Reservierungen kannst du die Käufer per E-Mail kontaktieren. Wurden Käufe oder Reservierungen intern eingetragen und gibt es eine Telefonnummer von dem jeweiligen Käufer? Dann greife besser zum Hörer, da du mit einem direkten Telefonat sicherstellen kannst, dass die Betroffenen auch wirklich darüber informiert sind. Schließlich kann es immerhin vorkommen, dass E-Mails im Spam-Ordner landen. Bei einer gewissen Veranstaltungsgröße ist es aber nahezu unmöglich, jeden einzelnen Kontakt telefonisch zu erreichen. Aufgrund dessen haben wir von ticketteer noch bis zuletzt an einem Feature gearbeitet, um dir die Event-Absage und damit einhergehende Besucherbenachrichtigung per E-Mail noch schneller zu ermöglichen.
Anleitung: Automatische Besucherbenachrichtigung im ticketteer-System
1. Navigiere auf den jeweiligen Termin der abgesagt werden muss. Klicke in der Auftragsübersicht anschließend auf die 3 Punkte und wähle "Besucher benachrichtigen".
2. Danach öffnet sich folgendes Fenster. Hier wird der Termin automatisch in die Betreffzeile übernommen. Nachdem du die Textnachricht fertiggestellt hast, kannst du vorher eine Test-E-Mail an deine E-Mail-Adresse senden, bevor du die Nachricht an alle E-Mail-Adressen innerhalb des Termins sendest.
3. Nachdem du die E-Mail versendet hast, bekommen deine Kontakte die von dir verfasste E-Mail über das ticketteer-System gesendet. Außerdem erscheint neben dem Kontakt, der eine E-Mail bekommen hat, ein blauer Tag mit einem E-Mail-Symbol. Somit kannst du mit einem Blick in der Übersicht erkennen, welcher Kontakt wann benachrichtigt wurde.
2. Ticketkäufe stoppen
Egal ob online oder offline: Der nächste Schritt besteht darin sicherzustellen, dass der Ticketverkauf vorübergehend geschlossen ist. Speziell online kannst du dies mit ein paar einfachen Klicks im Online-Ticketshop sicherstellen. Schließlich sollten über einen bestimmten Zeitraum keine Tickets verkauft werden, da die Veranstaltungen sowieso rechtlich nicht stattfinden sollten.
TIPP: Hier findest du aktuelle Informationen zu Maßnahmen rund um den Coronavirus in Österreich.
3. Social-Media für die Krisenkommunikation nutzen
Nachdem du deine Ticketkäufer direkt benachrichtigt hast, solltest du die Event-Absage auch auf deinen Online-Kanälen kommunizieren. Abgesehen von dem Online-Ticketshop bzw. deiner Website, kannst du Social-Media-Kanäle nutzen, um sicher zu stellen, dass weitere (potenzielle) Ticketkäufer von deiner Event-Absage in Kenntnis gesetzt werden. Vor allem Social-Media kann dazu beitragen, um auf die Neuigkeiten aufmerksam zu machen und diese schnell zu verbreiten. An dieser Stelle solltest du in einem Beitrag als Veranstalter für Transparenz schaffen und deinen Teilnehmern klar kommunizieren, ob die bereits gekauften Tickets rückerstattet werden bzw. wann der Ersatztermin voraussichtlich stattfinden wird.
4. Nach alternativen Lösungen suchen
Nachdem die Absage der Veranstaltung erstmals kommuniziert wurde, gilt es, so schnell wie möglich eine Lösung für die Veranstaltungstermine zu finden, die in diesem Zeitraum nicht stattfinden können. Je nachdem welche Art von Veranstaltung du organisierst, könnten so alternative Formate in Betracht gezogen werden. Bei einem Workshop oder Seminar könnte beispielsweise ein Livestream durchgeführt werden. Bei Events die via Livestream kaum Sinn machen, muss wohl oder übel ein Ersatztermin her, um deinen Besuchern früher oder später das Eventerlebnis zu ermöglichen.
TIPP: Bei einem Livestream solltest du auf eine gute Ton- und Bildqualität achten und darauf, Teilnehmer aktiv miteinzubeziehen. Ansonsten sinkt nicht nur das Interesse, sondern auch die Teilnehmeranzahl.
Fazit
Die Gründe für eine Absage könnten nicht unterschiedlicher sein. Doch Veranstaltungen aufgrund einer Epidemie absagen zu müssen gibt dem Wort Event-Absage eine völlig neue Bedeutung. Für dich als Veranstalter ist es nun wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren – auch wenn die Situation noch so fordernd ist. Versuch das Beste daraus zu machen und – wenn erstmals alles überstanden ist – zu überlegen was du daraus lernen kannst, um bei einem nächsten Mal gegebenenfalls gezielter und rascher zu reagieren.