Der Verein „theaterzentrum Deutschlandsberg“ unterhält seine Besucher bereits seit 1986. Nach jahrzehntelanger händischer Aufzeichnung von Reservierungen sowie Ansammlung sämtlicher Excel-Listen, haben sie 2017 erstmals den Schritt gewagt auf einen professionellen Online-Ticketshop umzusteigen. Doch der Weg dorthin war weit. Wie es dem theaterzentrum bei der Umstellung ergangen ist und was du daraus lernen kannst, erfährst du hier von Gerd, dem Initiator höchstpersönlich.
Aus welchen Gründen hat sich das theaterzentrum für einen Umstieg auf eine Online-Ticketverkauf-Lösung entschieden?
Wir wollten weg von Excel-Listen bzw. handschriftlichen Listen, die beim Telefon herumliegen und einfach Ordnung in das Ganze bringen. Es ist einfach praktischer, verlässlicher und man ist mit der Software schneller als wenn man sich ständig alles aus verschiedensten Listen zusammensuchen muss.
„Die Zeitersparnis und Effizienz waren demnach für mich wesentliche Gründe für einen Umstieg.“
Außerdem wird einem die Administration als Veranstalter um Vielfaches erleichtert, da man die Abrisse nicht mehr händisch zählen muss. Dank unserer Kombination von Drucker und Tablet mit der Online-Ticketing-Software, ist alles sofort digital verfügbar und man kann damit die Kassa innerhalb kürzester Zeit überprüfen.
Entlastet dir ein Online-Ticketshop die Teamarbeit?
Ich bin zwar der Einzige in unserem Verein, der sich mit unserem Online-Ticketshop auseinandersetzt, aber ich kann mir gut vorstellen, dass es mit mehreren Logins für Teams einfacher ist Reservierungen bzw. Buchungen abzuwickeln. Man muss nicht mehr in Listen herumsuchen und sieht online auf einem Blick, wie viele Plätze tatsächlich noch verfügbar sind und bucht oder reserviert dementsprechend.
Was hindert deiner Meinung nach Veranstalter an einer Einführung?
Das Thema Kosten spielt hier sicher eine wesentliche Rolle. Größere Online-Ticketshop-Anbieter sind einfach zu teuer für kleine Veranstalter wie wir es sind. ticketteer hingegen bietet eine recht günstige Online-Ticketverkauf-Lösung. Da wird selbst für kleine Veranstalter der Umstieg erschwinglich.
Auch kommt es bei einer Einführung sicher drauf an wer die Entscheider sind. Digital Natives sind womöglich schneller dazu bereit auf eine Software umzusteigen. Die ältere Generation ist womöglich eher skeptisch gegenüber technischen Erneuerungen in ihrem Reservierungssystem. Die ticketteer-Software ist aber recht logisch aufgebaut und nachdem man sich damit auseinandergesetzt hat, ist die Nutzung recht easy und selbsterklärend. Gerade in den Anfangsphasen konnte ich immer auf den Support zählen und bekam auf jede Frage prompt eine Antwort. Zu Beginn ist mit Sicherheit eine Beratung bzw. kurze Erklärung für gewisse Funktionen notwendig, aber nachdem man etwas zweimal im Alleingang umgesetzt hat, weiß man wie es geht.
Welche Hürden ergeben sich bei einem Einstieg deiner Meinung nach für Veranstalter?
Eine Hürde ist womöglich die Anfangsinvestition die mit einem Ticket-Drucker, und Tablet selbst verbunden ist. Wobei das sind einmalige Investitionen, die überschaubar und nicht sonderlich hoch sind.
„So oder so erspart man sich einfach Zeit und hat alles an einem Ort digital zur Verfügung. Da zahlt sich diese Investition immer aus.“
Schließlich ermöglicht es ein professioneller Online-Ticketshop einerseits den Besuchern online zu reservieren bzw. zu bezahlen und andererseits muss ich als Veranstalter keine extra E-Mails bearbeiten oder den Anrufbeantworter abhören, um Reservierungen nachzutragen.
Was würdest du jetzt womöglich anders machen, wenn du noch einmal in der Situation wärst, dich für oder gegen einen Online-Ticketshop für Veranstalter zu entscheiden?
Ich würde nichts anders machen. Es war definitiv die richtige Entscheidung auf den Online-Ticketshop umzusteigen. Der Nutzen ist eindeutig höher als die damit einhergehenden Kosten.
Welche Funktionen der Online-Ticketverkauf-Software sind für dich seit der Umstellung unverzichtbar geworden?
Die ganze Software ist nicht mehr wegzudenken! Wenn ich daran denke, dass es das nicht mehr geben würde oder ich eigene Online-Reservierungen über meine Website aufbauen müsste - das kann ich mir so nicht mehr vorstellen. Vor allem Online-Reservierungen und Online-Zahlungsfunktionen haben mir meinen Alltag als Veranstalter erheblich erleichtert. Außerdem ergeben sich immer wieder Wartungsarbeiten bei einem Online-Ticketshop und da macht es durchaus Sinn, den Shop von einem externen Anbieter betreiben zu lassen.